gestão de tempo para profissionais de saúde

5 Técnicas de gestão de tempo para profissionais de saúde

Soluções para otimizar processos e melhorar a produtividade no trabalho

A maior parte dos profissionais têm dificuldades em conseguir ter tempo para tudo o que desejariam fazer, devido aos dias de trabalho bastante acelerados. Esta situação acontece frequentemente com os médicos e profissionais de saúde, que muitas vezes trabalham longas horas, em mais de uma clínica ou consultório. 

No mundo moderno, estamos constantemente expostos a grandes quantidades de informação, temos de lidar com várias coisas ao mesmo tempo, e é normal que, como seres humanos, ainda não estejamos completamente adaptados biologicamente a este mundo moderno, tal como refere Yuval Noah Harari no seu livro best seller Sapiens – Uma breve história da humanidade.

gestão de tempo para profissionais de saúde

Assim, a falta de gestão eficiente do tempo é algo que pode causar bastante stress e ansiedade, e desorganização tanto a nível profissional, pessoal ou financeiro. Saber lidar com o que a vida de hoje em dia requer de nós é a chave para ter uma vida mais tranquila.

Neste artigo, vamos partilhar 5 técnicas de gestão de tempo e produtividade que você pode começar a praticar já hoje, para que finalmente tenha tempo para ter um equilíbrio entre a sua vida profissional e pessoal

5 Técnicas de gestão de tempo para profissionais de saúde
1.Tenha uma agenda online - atualizada e de fácil acesso

Ter uma agenda online, é útil a nível pessoal e profissional, e esta técnica é válida para a sua agenda privada e para a agenda que deixa disponível para os seus clientes efetuarem marcações.

Vantagens de ter uma agenda online a nível privado:

Poder aceder à sua agenda a qualquer momento do dia através do telemóvel, é o primeiro passo para cumprir todos os seus compromissos e nunca se esquecer de nenhuma reunião ou tarefa. As principais vantagens são o facto de estar sempre à mão e conseguir ver os seus compromissos na hora de planear uma reunião ou uma tarefa, poder anotar logo que é definido algo novo, para não se esquecer depois, e claro, as extremamente úteis, notificações e lembretes!

Vantagens de ter uma agenda online disponível para os seus pacientes:

Relativamente à agenda online para os pacientes, é extremamente importante para os profissionais de saúde hoje em dia, disponibilizarem a opção de efetuar marcações online aos seus clientes. A forma mais fácil de obter isto é através da inscrição na doctorino, pois basta enviar-nos algumas informações e o seu perfil fica pronto, com agenda online, em menos de 24 horas úteis!

Outra questão muito importante é a sincronização da sua agenda online de marcações para os pacientes, com a sua agenda pessoal, para que não se perca com compromissos espalhados por lugares diferentes. Na Doctorino, poderá integrar a sua agenda doctorino com a sua agenda do calendário do google, outlook ou iphone, e as marcações que recebe serão adicionadas automaticamente à sua agenda pessoal!

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2.Aprenda a priorizar e delegar

Já ouviu falar na matriz de Eisenhower? É uma ferramenta de planeamento extremamente útil para organizar a sua to do list, de modo a definir as tarefas que devem ser feitas assim que possível, as que podem ser realizadas mais tarde, ou até aquelas que deve delegar a outras pessoas. 

É importante não centralizar as tarefas. Como profissional de saúde independente, é claro que você deve acompanhar os processos, mas não quer dizer que deverá fazer tudo sozinho. O ideal é ter uma equipa de profissionais, uns administrativos para fazerem a gestão das suas marcações e outros profissionais de saúde para ajudarem com outras tarefas de rotina.

Sendo assim, deve organizar as suas tarefas de acordo com a sua urgência e importância, segundo a seguinte matriz:

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Como pode ver nos quadrantes, devemos dedicar-nos principalmente às coisas importantes, fazendo primeiro as urgentes e de seguida as que não são urgentes. As tarefas que não são importantes, devemos delegar ou então fazer mais tarde, no caso de serem importantes.

Muitas vezes não nos organizamos assim na vida real, pois tendemos a passar o nosso dia-a-dia a realizar as coisas mais urgentes, que muitas das vezes não são importantes, e depois acabamos por não ter tempo para dedicar às questões realmente importantes. Experimente utilizar esta matriz por uma semana e veja como pode ajudar a sua vida!

3.Utilize uma ferramenta de gestão de projetos

Hoje em dia, temos acesso muito fácil a uma enorme variedade de aplicações e ferramentas digitais, que podemos utilizar a nosso favor para melhorar a nossa organização e aumentar a produtividade, resultando em melhor aplicação do nosso tempo.

Neste artigo, já falámos das agendas online, como o calendário do google ou do iphone, e da matriz de Eisenhower, sobre a qual também existem imensas aplicações para mobile ou desktop com a matriz já feita, onde você só precisa inserir as suas tarefas nos quadrantes adequados. Um exemplo é a eisedo.

A ferramenta de gestão de projetos que mais recomendamos e usamos muito aqui na Doctorino é o Trello

gestão de tempo para profissionais de saúde

O trello é também uma ferramenta de to do list. A principal vantagem do trello é ser muito versátil, pois é um quadro com várias listas de cartões dinâmicos e totalmente editáveis. Nesta ferramenta gratuita, pode colaborar com a sua equipa e atribuir pessoas responsáveis pela tarefa em cada cartão. O modelo mais comum é as listas “A fazer”, “Em progresso”, “Feito” e “Pendente”, mas existem imensos modelos, adequados a necessidades diferentes.

4.Realize mais videoconsultas

Uma das imensas vantagens da introdução das videoconsultas e da telemedicina, é a poupança de tempo, tanto para profissionais como pacientes. Ao realizar videoconsultas, não precisa de se preocupar com deslocações, há menos probabilidade de existirem atrasos e no-shows por parte dos pacientes. 

Vantagens de realizar videoconsultas pela Doctorino

Ao realizar videoconsultas através da Doctorino, ainda poupa tempo com todo o processo de agendamento e comunicação com o paciente pré e pós-consulta, pois a nossa equipa realiza todo esse trabalho por si

Além de tratarmos das marcações, também enviamos lembretes para os pacientes, e enviamos o link para se juntar à videoconferência 5 minutos antes da hora marcada para o profissional e paciente, evitando atrasos

“O envio de lembretes em SMS para os pacientes 
reduz a taxa de no-shows em cerca de 30%”

Foram realizados estudos que indicam que o envio de lembretes em SMS para os pacientes, reduz a taxa de não comparecimentos em cerca de 30%, segundo a CMTecnologia! Além disso, como o paciente paga a consulta no momento em que faz a marcação, a taxa de no-shows é praticamente nula.

4.Utilize um sistema de agenda médica

No caso de ser gestor de uma clínica ou consultório, este é provavelmente o conselho mais importante para rentabilizar o tempo das suas equipas. Com um sistema de gestão de consultas, poderá otimizar os processos e facilitar as tarefas do corpo clínico.

Os sistemas de agenda de consultas médicas são, normalmente, equipados com várias funcionalidades, podendo também enviar lembretes para os pacientes. O sistema recomendado pela Doctorino é o ELMER.

Sobre o Sistema Elmer

A Elmer é uma solução completa e integrada para gestão clínica, com várias ferramentas. Inclui CRM, gestão de marcações, lembretes automáticos, gestão de equipas, e até controlo de salários e administração de serviços. Veja mais no website.

Ao ter um sistema de agenda médica, vários membros da clínica ou consultório podem fazer a sua gestão. Outra vantagem de ter um sistema destes é a sua integração com as agendas online e com a agenda da Doctorino, para que consiga ter acesso a todos os seus compromissos, automaticamente, num só lugar.

Aumentar o Número de Pacientes

Em suma, há vários hábitos que médicos e profissionais de saúde podem começar a implementar de modo a otimizar os processos das suas equipas e aumentar a sua produtividade no trabalho. Os principais são ter uma agenda online, priorizar e delegar tarefas, utilizar uma ferramenta de gestão de projetos, realizar mais videoconsultas e utilizar um sistema de agenda online. Estes são alguns exemplos, que poderão fazer sentido para muitos profissionais de saúde, mas acima de tudo deverá experimentar várias estratégias para averiguar qual a melhor solução para si.

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